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Elementos importantes a la hora de organizar tus tareas diarias

La escena se repite cada día. Nos levantamos y, mientras tomamos el café, sentimos como el agobio por todo aquello que tenemos que hacer durante el día, comienza a adueñarse de nuestro cuerpo y nuestra mente. Y no hacemos nada.

Sin una adecuada gestion de tiempos, lo que hacemos es dejarnos llevar por el ritmo de los acontecimientos. De esta manera, acabamos desbordados y, tanto nuestra salud como nuestra vida profesional y personal, acaban resintiéndose.

¿Qué queremos decir cuando hablamos de gestionar el tiempo? No significa hacer las cosas en menos tiempo, sino darle a cada cosa su tiempo. Aprender a administrar de forma óptima nuestros tiempos de trabajo y de ocio.

En este post, vamos a dejarte unas cuantas líneas de actuación, para que saques el mejor partido a tu jornada. En primer lugar, planifica tu agenda. Esto te liberará del estrés de tener que recordar cosas, organizar tareas o establecer prioridades sobre la marcha.

Lo primero que has de hacer en tu agenda es priorizar las tareas, clasificarlas según su importancia y establecer plazos para cada una.

Priorizar tareas significa concentrarnos en aquellas más importantes, pudiendo delegar o posponer las secundarias (en términos de productividad, se habla de aplicar la llamada Ley de Pareto: enuncia que el 80 % de los resultados dependen solo del 20 % del trabajo).

Al mismo tiempo, debemos apuntar qué trabajos son importantes (aquellos que suponen iniciativa y creación), para que no se vean anulados por los urgentes (los que surgen de la inmediatez del día a día y requieren una respuesta inmediata). Por último, fíjate unos plazos para cada cometido (para que no se acaben dilatando en el tiempo) y deja siempre un margen de tiempo para los imprevistos o retrasos.

Y ahora que has organizado tu día, puedes ponerte a trabajar.

Antes de hacerlo, una cuestión nada despreciable, es que ordenes tu despacho o lugar de trabajo. Trabajarás mejor y te ahorrarás búsquedas y esfuerzos inútiles. Una vez hecho esto, es aconsejable llevar antes a cabo aquellas tareas que tomen menos de tres minutos (luego te evitarás distracciones) y dedicar las primeras horas del día a los trabajos más desagradables (de no hacerlo, corres el riesgo de ir posponiéndolos).

No te disperses, concéntrate al 100 % en cada actividad (sea tomarte un café o redactar un informe). Y, en la medida que puedas, limita las interrupciones (se ha demostrado que los correos electrónicos son una gran fuente de distracción. Establecer unas horas fijas para abrirlos puede ser una buena estrategia).

Es importante no asumir cargas que a uno no le corresponden. Aprende a delegar y a decir no: utiliza la asertividad en tus relaciones laborales.

Por supuesto, debes fijarte pausas o descansos: volverás al trabajo de mejor ánimo y con más fuerzas. Y acepta tus propios límites: no te responsabilices de cosas que, materialmente, no puedes hacer.

Recuerda que, una correcta gestión de tiempos, no va a ayudarte solo a mejorar tu economía o la productividad de tu negocio, sino también a aumentar tu propio bienestar y, eso, al fin y al cabo, es lo más importante.

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